# Kassensystem mit TSE: Pflichten für Berliner Betriebe

> Eine allgemeine Kassenpflicht gibt es in Deutschland bisher nicht, eine offene Ladenkasse ist erlaubt. Wer aber ein elektronisches Kassensystem nutzt, braucht eine vom BSI zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE), muss Belege ausgeben und die Kasse innerhalb eines Monats nach Anschaffung über ELSTER beim Finanzamt melden. Verstöße können bis 25.000 Euro kosten.

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- Aktualisiert: 2026-10-19
- Herausgeber: Spree Solutions (OnlineBuilders LLC, https://onlinebuilders.biz)

Die Kassen-Nachschau kommt unangemeldet. Ein Prüfer des Finanzamts stellt sich als Kunde an, kauft vielleicht einen Kaffee, und erst dann zeigt er den Ausweis. Die Nachschau ohne Ankündigung erlaubt § 146b der Abgabenordnung, und Beobachtung oder Testkauf vorab sind nach dem Anwendungserlass zulässig. Für Berliner Cafés und Spätis gilt das genauso wie für den Friseur.

Was er dann sehen will, hängt davon ab, wie du kassierst. Mit einer elektronischen Kasse geht es um TSE, Belege und Exportdaten. Mit offener Ladenkasse um Kassenbericht und Zählprotokoll. Beides ist erlaubt. Beides hat Regeln.

## Gibt es eine Kassenpflicht?

Nein, bisher nicht. Die Handwerkskammer Berlin formuliert es auf ihrer Infoseite zur Kassenführung so: Derzeit bestehe keine grundsätzliche Verpflichtung zum Führen einer elektronischen Registrierkasse.

Das kann sich ändern. Der Koalitionsvertrag von Union und SPD sieht eine Registrierkassenpflicht für Geschäfte mit mehr als 100.000 Euro Jahresumsatz vor, und das Bundesfinanzministerium hat am 7. August 2026 den Referentenentwurf eines „Gesetzes zur Einführung einer Kassenpflicht“ veröffentlicht. Stand Oktober 2026 ist das ein Entwurf, kein geltendes Recht. Starttermin und Ausnahmen können sich noch ändern, prüfe den Stand also vor größeren Entscheidungen.

Die offene Ladenkasse, also Geldkassette plus täglicher Kassenbericht, ist damit weiter zulässig. Sie hat sogar einen Vorteil: Wer Waren an viele unbekannte Personen gegen Bargeld verkauft und kein elektronisches System nutzt, muss nach § 146 Abs. 1 AO nicht jeden Verkauf einzeln aufzeichnen. Diese Erleichterung entfällt, sobald du eine elektronische Kasse einsetzt.

Der Nachteil liegt im Alltag. Der tägliche Kassenbericht muss lückenlos und nachvollziehbar sein, und eine schlampig geführte offene Kasse lädt bei einer Prüfung zur Schätzung ein. Für Betriebe mit vielen Barumsätzen ist eine ordentliche elektronische Kasse oft die sicherere Wahl, gerade weil sie die Nachweise automatisch liefert.

## Offene Ladenkasse: so sieht ein sauberer Kassenbericht aus

Bei der offenen Ladenkasse werden die Tageseinnahmen rückwärts ermittelt. Du zählst abends den Bestand, ziehst den Anfangsbestand ab und rechnest Ausgaben, Privatentnahmen und Einlagen heraus. Was übrig bleibt, ist die Tageseinnahme.

**Beispiel: Kassenbericht eines Blumenladens für einen Tag**

- Kassenendbestand, gezählt: 612,40 €
- minus Kassenanfangsbestand: − 150,00 €
- plus Ausgaben aus der Kasse (Briefmarken, Reinigung): + 23,80 €
- plus Privatentnahme: + 50,00 €
- minus Einlage (Wechselgeld von der Bank): − 100,00 €
- **Tageseinnahme: 436,20 €**

Fiktive Zahlen. Der Kassenendbestand muss tatsächlich gezählt werden, am besten mit Zählprotokoll nach Scheinen und Münzen.

Zu jeder Ausgabe gehört ein Beleg, zu jeder Entnahme und Einlage ein Eigenbeleg. Der Bericht wird täglich erstellt, nicht am Monatsende aus dem Gedächtnis. Und der Kassenbestand darf rechnerisch nie negativ werden. Ein Minus in der Kasse ist für jeden Prüfer das deutlichste Zeichen, dass Einnahmen fehlen oder Ausgaben falsch erfasst sind.

## Was die TSE macht und welche Kasse eine braucht

Jedes elektronische Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion muss nach [§ 146a AO](https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__146a.html) durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung geschützt sein. Die TSE besteht aus drei Teilen: einem Sicherheitsmodul, das jeden Vorgang signiert, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle für den Export an das Finanzamt. Die technischen Anforderungen legt das BSI in den Technischen Richtlinien TR-03153, TR-03151 und TR-03116-5 fest.

Die TSE gibt es als USB-Stick, als SD-Karte oder als Cloud-Dienst. Für Tablet-Kassen ist die Cloud-TSE verbreitet, weil kein Steckplatz nötig ist. Wichtig ist, dass Kassensoftware und TSE zusammen funktionieren und die TSE ein gültiges BSI-Zertifikat hat. Lass dir beim Kauf schriftlich bestätigen, dass das System den Anforderungen entspricht, und leg die Bestätigung zu den Unterlagen.

**Wie kassieren: drei Varianten im Vergleich**

| | Offene Ladenkasse | Elektronische Kasse mit TSE | Nur Kartenterminal |
|---|---|---|---|
| TSE nötig | nein | ja | in der Regel nein |
| Beleg ausgeben | nein | ja (§ 146a Abs. 2 AO) | Zahlungsbeleg |
| Meldung ans Finanzamt | nein | ja, binnen eines Monats | nein, wenn keine Kassenfunktion |
| Einzelaufzeichnung jedes Verkaufs | Erleichterung möglich | ja | über Zahlungsdienst |
| Täglicher Kassenbericht | ja | Z-Bon / Tagesabschluss | nein |

Quelle: §§ 146, 146a AO; Handwerkskammer Berlin, Infoseite Kassenführung

Beim Kartenterminal ist die Abgrenzung entscheidend. Laut Handwerkskammer Berlin entfällt die TSE-Pflicht in der Regel bei Geräten, die nur Kartenzahlungen verarbeiten, keine eigene Kassenführung übernehmen und Umsätze nicht selbst speichern. Viele moderne Terminals und Apps können aber Artikel anlegen und Belege drucken, und dann sind sie eine Kasse. Frag im Zweifel beim Finanzamt oder der Steuerberatung nach.

## Belegausgabe: Pflicht mit Ausnahmen

Wer elektronisch kassiert, muss für jeden Vorgang einen Beleg ausstellen und dem Kunden zur Verfügung stellen. Papier ist nicht vorgeschrieben, ein digitaler Beleg per QR-Code oder Mail reicht, wenn der Kunde zustimmt. Mitnehmen muss der Kunde ihn nicht.

Von der Belegausgabepflicht kann das Finanzamt auf Antrag befreien, wenn Waren an eine Vielzahl unbekannter Personen verkauft werden. Das ist eine Ermessensentscheidung „aus Zumutbarkeitsgründen“ und kann widerrufen werden. Bei einem Bäcker mit hunderten Brötchenkäufen am Morgen ist der Antrag einen Versuch wert. Garantiert ist nichts.

## Kasse beim Finanzamt melden

Seit dem 1. Januar 2025 läuft die Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO. Du meldest dem Finanzamt elektronisch, welche Kassen und TSE du nutzt, mit Seriennummern, Anschaffungs- und gegebenenfalls Außerbetriebnahmedatum. Das Formular findest du in Mein ELSTER.

**Kassenregeln in Berlin: die wichtigsten Daten**

- **1. Jan. 2020:** TSE-Pflicht und Belegausgabepflicht treten in Kraft, mit Übergangsfristen.
- **1. Apr. 2021:** In Berlin müssen elektronische Kassen spätestens jetzt eine TSE haben.
- **31. Dez. 2022:** Ende der Übergangsfrist für nicht nachrüstbare Altkassen.
- **1. Jan. 2025:** Meldung von Kassen über ELSTER möglich und Pflicht.
- **31. Juli 2025:** Frist für Kassen, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden.
- **laufend:** Neue oder ausgemusterte Kassen binnen eines Monats melden.

Quelle: § 146a AO; BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024; Handwerkskammer Berlin

Wer die Frist im Juli 2025 verpasst hat, sollte die Meldung jetzt nachholen. Die Mitteilung ist schnell erledigt, wenn du die Seriennummern von Kasse und TSE zur Hand hast. Die stehen meist im Kassenmenü oder in den Unterlagen des Händlers.

## Was bei Verstößen droht

Wer eine Kasse ohne TSE betreibt, sie nicht richtig schützt oder nicht ordnungsgemäß aufzeichnet, handelt nach § 379 Abs. 1 AO ordnungswidrig. Das Bußgeld kann bis zu 25.000 Euro betragen, so steht es in § 379 Abs. 6 AO.

Teurer als das Bußgeld ist oft die Folge. Erkennt der Prüfer die Kassenführung nicht an, darf das Finanzamt Umsätze schätzen. Und Schätzungen fallen selten zugunsten des Betriebs aus.

Für die Aufbewahrung gilt: Die Einzelaufzeichnungen der Kasse sind Aufzeichnungen im Sinne von § 147 AO und zehn Jahre aufzubewahren. Buchungsbelege wie Eingangsrechnungen seit 2025 acht Jahre. Ein Z-Bon allein reicht nicht, die Daten müssen lesbar exportierbar sein.

## So wählst du ein Kassensystem aus

**Vor dem Kauf einer Kasse prüfen**

- [ ] TSE mit gültigem BSI-Zertifikat, Ablaufdatum notieren
- [ ] DSFinV-K-Export für die Kassen-Nachschau vorhanden
- [ ] Digitale Belege per QR-Code möglich
- [ ] Schnittstelle zur Buchhaltung oder zum Steuerbüro
- [ ] Schriftliche Konformitätsbestätigung des Herstellers
- [ ] Kosten pro Monat inklusive TSE, Support und Updates
- [ ] Was passiert mit den Daten bei Kündigung des Abos?

Der letzte Punkt wird gern übersehen. Bei Abo-Kassen liegen die Daten oft beim Anbieter. Du musst sie aber zehn Jahre vorhalten, auch wenn du nach drei Jahren wechselst. Kläre vorher, wie und in welchem Format du sie bekommst.

Für die Anschaffung gibt es in Berlin derzeit keinen Zuschuss mehr, die Digitalprämie ist beendet. Computerhardware wie Tablet oder PC und die Software dürfen aber nach dem BMF-Schreiben vom 22. Februar 2022 über ein Jahr abgeschrieben werden. Ob eine klassische Registrierkasse darunter fällt, klärst du mit dem Steuerbüro. Details stehen in der Übersicht zur [Förderung der Digitalisierung in Berlin](https://spreesolutions.de/foerderung/foerderung-digitalisierung-berlin/). Eine geförderte Beratung zur Kassenumstellung ist über das BAFA möglich, siehe [BAFA-Beratungsförderung](https://spreesolutions.de/foerderung/bafa-beratungsfoerderung-berlin/).

Wenn Kasse und Onlineshop Daten austauschen sollen und es dafür keine fertige Schnittstelle gibt, wird es ein Softwareprojekt. Ein Team für [Softwareentwicklung](https://onlinebuilders.biz/solutions/software-development) kann einschätzen, ob sich eine eigene Verbindung lohnt.

Dein nächster Schritt: Öffne Mein ELSTER und prüf, ob deine Kasse gemeldet ist. Wenn nicht, hol die Seriennummern von Kasse und TSE und erledige die Meldung heute. Wie die Kassendaten danach in die Buchhaltung kommen, erklärt der Ratgeber zur [digitalen Buchhaltung](https://spreesolutions.de/betrieb-digitalisieren/digitale-buchhaltung-kleinunternehmen/).

## Häufige Fragen

### Muss ich als kleiner Laden eine elektronische Kasse haben?

Nein, Stand Oktober 2026 nicht. Auch die Handwerkskammer Berlin schreibt, dass derzeit keine grundsätzliche Pflicht zur elektronischen Registrierkasse besteht. Geplant ist laut Gesetzentwurf des Bundesfinanzministeriums aber eine Kassenpflicht ab 100.000 Euro Jahresumsatz. Mit offener Ladenkasse musst du aber einen täglichen Kassenbericht führen und alle Belege sammeln.

### Bis wann musste ich meine Kasse beim Finanzamt melden?

Kassen, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, mussten bis 31. Juli 2025 gemeldet werden. Neue Kassen meldest du innerhalb eines Monats nach Anschaffung, ebenso die Außerbetriebnahme einer alten Kasse. Wer die Frist verpasst hat, sollte die Meldung sofort nachholen.

### Brauche ich für ein Kartenterminal eine TSE?

Ein reines Zahlungsterminal, das nur Kartenzahlungen abwickelt, keine eigene Kassenführung übernimmt und Umsätze nicht speichert, braucht nach Hinweisen der Handwerkskammer Berlin in der Regel keine TSE. Sobald das Gerät Artikel erfasst und Belege erstellt, sieht es anders aus.

### Darf ich den Kassenbon digital ausgeben?

Ja. Der Beleg kann elektronisch übermittelt werden, etwa per QR-Code oder Mail, wenn der Kunde damit einverstanden ist. Den Kunden zum Mitnehmen zwingen musst du nicht, anbieten musst du den Beleg aber.

Foto: Kassensystem.experte, CC BY-SA 4.0 (https://commons.wikimedia.org/wiki/File:Kassensystem_CASIO.jpg)