# Online-Terminbuchung: System wählen, Kosten, Datenschutz

> Ein Online-Terminbuchungssystem kostet für kleine Betriebe meist zwischen null und 60 Euro im Monat. Bei SimplyBook.me etwa reicht die Gratisversion für 50 Buchungen monatlich, 500 Buchungen kosten 29,90 Euro bei monatlicher Zahlung. Wichtig sind ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO, Erinnerungen per Mail oder SMS und klare Stornoregeln.

- URL: https://spreesolutions.de/website-und-shop/online-terminbuchung-system/
- Sprache: de
- Aktualisiert: 2026-10-19
- Herausgeber: Spree Solutions (OnlineBuilders LLC, https://onlinebuilders.biz)

Das Telefon im Salon klingelt, während die Chefin gerade färbt. Sie lässt es klingeln, die Kundin bucht woanders. So entstehen Umsatzverluste, die in keiner Buchhaltung auftauchen.

Ein Online-Buchungssystem löst das Problem nicht vollständig. Es nimmt aber die einfachen Fälle ab: Termin buchen, verschieben, absagen, ohne dass jemand die Hände frei haben muss. Für Friseursalons und Kosmetikstudios, aber auch für die Fahrradwerkstatt oder die Nachhilfe reicht dafür fast immer ein gemieteter Dienst. Selbst programmieren lohnt sich für kleine Betriebe kaum.

## Was ein Buchungssystem kostet

Die Preismodelle unterscheiden sich vor allem darin, was gezählt wird: Buchungen pro Monat, Mitarbeitende oder Funktionen. Zwei Beispiele, abgerufen im Oktober 2026 von den Preisseiten der Anbieter:

**SimplyBook.me: Monatspreis bei monatlicher Zahlung**

| Posten | Wert |
|---|---|
| Free (50 Buchungen/Monat, 1 Mitarbeiter) | 0 € |
| Basic (100 Buchungen, 5 Mitarbeiter) | 13,9 € |
| Standard (500 Buchungen, 15 Mitarbeiter) | 29,9 € |
| Premium (2.000 Buchungen, 30 Mitarbeiter) | 59,9 € |

Quelle: Preisseite simplybook.me, Oktober 2026

Bei jährlicher Zahlung sind es 11,90, 24,90 und 49,90 Euro. Calendly, eher für Beratung und Termine ohne Ressourcenplanung gedacht, bietet eine kostenlose Version mit einem Termintyp und berechnet in der Standardversion 10 US-Dollar pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung.

Branchenlösungen für Friseure oder Praxen kosten oft mehr, bringen dafür etwa Kasse und Kundenkartei mit. Ob sich das lohnt, hängt davon ab, wie viele Programme du heute schon parallel nutzt.

## Rechenbeispiel: Salon mit zwei Stühlen

**Lohnt sich ein bezahltes Buchungssystem?**

- Termine pro Monat (2 × 8 × 22): 352
- Passender Tarif SimplyBook.me Standard, monatlich: 29,90 €
- Telefonzeit heute (352 × 3 min): 17,6 Stunden
- Davon künftig online (50 %): 8,8 Stunden
- **Freie Zeit pro Monat für 29,90 €: rund 9 Stunden**

Annahmen: 2 Stühle, 8 Termine pro Stuhl und Tag, 22 Arbeitstage, 3 Minuten Telefonzeit je Buchung, die Hälfte der Kunden bucht künftig online.

Die Rechnung ist bewusst einfach, aber sie zeigt das Verhältnis. Selbst wenn nur ein Viertel der Kundschaft online bucht, kostet das System weniger, als die gesparte Telefonzeit wert ist. Bei 352 Terminen ist die Gratisversion mit 50 Buchungen allerdings schnell ausgeschöpft.

## Worauf du bei der Auswahl achten solltest

Die Funktionen, die im Alltag den Unterschied machen, stehen selten oben auf der Werbeseite:

- **Erinnerungen** per Mail oder SMS am Vortag. SMS kostet bei manchen Anbietern extra pro Nachricht.
- **Pufferzeiten** zwischen Terminen, etwa zum Aufräumen oder Desinfizieren.
- **Ressourcen**, wenn ein Termin nicht nur eine Person, sondern auch einen Raum oder eine Maschine braucht.
- **Einbindung** auf der eigenen Website als Widget oder Link, ohne dass Kunden auf einer fremd aussehenden Seite landen.
- **Export** der Kundendaten, falls du später wechselst.

Wenn mehrere Mitarbeitende mit unterschiedlichen Leistungen arbeiten, teste vor dem Kauf genau diesen Fall. Die Gratisversionen erlauben oft nur einen Kalender.

**Gemieteter Dienst oder eigene Lösung?**

| | Gemieteter Dienst | Eigene Entwicklung |
|---|---|---|
| Startkosten | keine bis gering | hoch |
| Laufende Kosten | 0 bis 60 € pro Monat | Hosting und Wartung |
| Start in | einem Nachmittag | Wochen bis Monate |
| Sonderfälle (Maschinen, Kurse, Pakete) | teilweise | ja |
| Anbindung an eigene Systeme | über Schnittstellen, wenn vorhanden | ja |

## Datenschutz: was du wirklich brauchst

Wer ein Buchungssystem nutzt, gibt Kontaktdaten und Termine seiner Kunden an einen Dienstleister. Der Anbieter ist damit Auftragsverarbeiter, und du brauchst mit ihm einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Die meisten Anbieter haben ihn als Formular im Kundenkonto. Speichere ihn ab.

Sitzt der Anbieter in den USA, ist die Übermittlung seit Juli 2023 über das EU-US Data Privacy Framework möglich, sofern das Unternehmen dort zertifiziert ist. Ein Anbieter mit Servern in der EU macht die Datenschutzerklärung einfacher, ist aber keine Pflicht.

Heikler ist es bei Gesundheitsberufen. Wenn eine Physiotherapeutin oder ein Heilpraktiker Termine online vergibt, kann schon die Buchung verraten, dass jemand behandelt wird. Das sind Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO. Hier lohnt es sich, einen auf Praxen spezialisierten Anbieter zu wählen und dessen Sicherheitsangaben genau zu lesen.

In die Datenschutzerklärung deiner Website gehört ein Absatz zum Buchungssystem: welcher Anbieter, welche Daten, wie lange gespeichert. Ein Muster liefern viele Anbieter mit.

## Ausfallgebühren und No-Shows

Wenn Kunden ohne Absage fernbleiben, ärgert das jeden Betrieb mit festen Zeitfenstern. Eine Ausfallgebühr ist erlaubt, wenn sie vorher vereinbart wurde. Am saubersten geschieht das, indem der Kunde die Stornobedingungen bei der Online-Buchung aktiv bestätigt.

Bei einer Pauschale in allgemeinen Geschäftsbedingungen setzt § 309 Nr. 5 BGB Grenzen. Sie darf den Schaden nicht übersteigen, der nach dem gewöhnlichen Lauf der Dinge zu erwarten ist, und dem Kunden muss ausdrücklich der Nachweis offenstehen, dass der Schaden geringer war. Eine Gebühr von 100 Prozent des Preises ist bei einem Friseurtermin, der vielleicht doch noch neu vergeben werden kann, angreifbar.

Unsere Einschätzung: Eine Erinnerung am Vortag mit einfachem Absage-Link ist der freundlichere erste Schritt. Die Gebühr verärgert, die Erinnerung hilft beiden Seiten, und der frei gewordene Termin lässt sich noch vergeben.

## Anzahlung statt Ausfallgebühr

Manche Betriebe drehen das Prinzip um und lassen bei der Buchung eine Anzahlung zahlen. Viele Buchungssysteme können dafür einen Zahlungsdienst wie Stripe oder PayPal anbinden. Das hat zwei Vorteile: Wer schon gezahlt hat, erscheint eher, und du musst keiner Gebühr hinterherlaufen.

Der Nachteil liegt in den Kosten und im Aufwand. Zahlungsdienste nehmen pro Transaktion eine Gebühr, die bei kleinen Beträgen spürbar ist. Rückerstattungen bei rechtzeitiger Absage musst du sauber abwickeln, und die Anzahlung gehört in die Buchhaltung, inklusive Umsatzsteuer zum richtigen Zeitpunkt. Für lange oder teure Termine, etwa Tattoo, Coloration oder eine dreistündige Beratung, lohnt sich das. Für einen Herrenhaarschnitt eher nicht.

## Typische Fehler in den ersten Wochen

Die meisten Probleme entstehen nicht in der Software, sondern in der Planung davor.

Der häufigste: zu viele Leistungen. Wenn eine Kundin zwischen 28 Varianten von „Schneiden“ wählen muss, ruft sie lieber an. Fang mit wenigen, klar benannten Leistungen an und ergänze später.

Zweitens unrealistische Dauern. Wer eine Färbung mit 60 Minuten einträgt, obwohl sie meist 90 dauert, schiebt den ganzen Tag vor sich her. Trag die echte Dauer ein, plus Puffer.

Drittens doppelte Kalender. Wenn Termine parallel im Papierbuch und online landen, kommt es früher oder später zur Doppelbuchung. Ab dem Start gilt nur noch ein Kalender, auch für telefonische Buchungen. Die trägt dann eben jemand im System ein.

Und schließlich die Website. Ein Buchungsknopf, der erst nach drei Klicks auftaucht, wird nicht genutzt. Er gehört auf die Startseite und in die mobile Ansicht ganz nach oben.

## So startest du in einer Woche

**Einführung eines Buchungssystems**

1. **Leistungen und Dauer festlegen** Jede Leistung mit realistischer Dauer und Puffer, nicht mehr als zehn zu Beginn.
2. **Zwei Anbieter testen** Mit der Gratisversion echte Fälle durchspielen, auch Absage und Verschiebung.
3. **AV-Vertrag abschließen** Im Kundenkonto, dann Datenschutzerklärung ergänzen.
4. **Einbinden** Button auf der Website und Buchungslink im Google-Unternehmensprofil.
5. **Telefonansage anpassen** Hinweis auf Online-Buchung, wenn niemand rangehen kann.

Der Buchungslink im [Google-Unternehmensprofil](https://spreesolutions.de/website-und-shop/google-unternehmensprofil-erstellen/) ist oft der wichtigste Einstieg, weil viele Kunden den Betrieb gar nicht über die Website, sondern über Maps finden. Wer noch keine Website hat oder eine neue plant, findet die Kostenrechnung im Ratgeber [Website erstellen lassen](https://spreesolutions.de/website-und-shop/website-erstellen-lassen-kosten/).

Wenn deine Abläufe so speziell sind, dass kein Standardsystem passt, etwa Buchungen mit Maschinenbelegung, Materialreservierung und Rechnung in einem, kann eine eigene Anwendung sinnvoll sein. Für die Abschätzung, ob sich das lohnt, hilft ein Gespräch mit einem Team für [individuelle Softwareentwicklung](https://onlinebuilders.biz/solutions/software-development). Für alle anderen gilt: Gratisversion anlegen, eine Woche testen, dann entscheiden. Weitere Themen rund um Sichtbarkeit und Verkauf stehen in der Rubrik [Website & Shop](https://spreesolutions.de/website-und-shop/).

## Häufige Fragen

### Darf ich eine Ausfallgebühr verlangen, wenn Kunden nicht erscheinen?

Nur wenn sie vorher vereinbart wurde, etwa in den Buchungsbedingungen, die der Kunde bei der Buchung akzeptiert. Eine Pauschale in AGB darf den zu erwartenden Schaden nicht übersteigen, und der Kunde muss einen geringeren Schaden nachweisen dürfen, so verlangt es § 309 Nr. 5 BGB.

### Brauche ich mit dem Anbieter einen Vertrag zum Datenschutz?

Ja. Der Anbieter verarbeitet Kundendaten in deinem Auftrag, dafür ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO nötig. Seriöse Anbieter stellen ihn im Kundenkonto zum Abschluss bereit.

### Kann ich die Terminbuchung bei Google anzeigen lassen?

Ja. Im Google-Unternehmensprofil lässt sich ein Buchungslink hinterlegen, manche Buchungssysteme sind zusätzlich direkt mit Google verbunden. Dann buchen Kunden aus Maps heraus.

### Was ist bei Arztpraxen und Physiotherapie anders?

Schon die Information, dass jemand einen Termin in einer Praxis bucht, kann ein Gesundheitsdatum sein. Das fällt unter die besonderen Kategorien des Art. 9 DSGVO, und die Anforderungen an Anbieter und Sicherheit steigen entsprechend.

Foto: 克年 三沢, CC BY 2.0 (https://commons.wikimedia.org/wiki/File:Barber_Tatsumiya_in_Kahoku,_Yamagata_2009-10-23.jpg)