E-Rechnung Pflicht für Kleinunternehmen: Fristen 2027/28

Der Malermeister aus Lichtenberg schreibt seine Rechnungen in Word, speichert sie als PDF und schickt sie per Mail. Das darf er noch eine Weile. Aber nicht mehr lange, und viele wissen nicht genau, bis wann.

Die Regeln stehen im Umsatzsteuergesetz, die Übergangsfristen in § 27 Abs. 38 UStG. Sie sind nicht kompliziert, sobald man drei Fragen trennt: Muss ich empfangen? Muss ich versenden? Und ab wann?

Was eine E-Rechnung ist und was nicht

Eine E-Rechnung ist ein strukturierter elektronischer Datensatz, den eine Software automatisch lesen kann. Er muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland sind die gängigen Formate XRechnung, eine reine XML-Datei, und ZUGFeRD, eine PDF mit eingebetteter XML-Datei.

Eine PDF, die nur wie eine Rechnung aussieht, ist keine E-Rechnung. Ein eingescanntes Papier auch nicht. Rechtlich sind das „sonstige Rechnungen“, und genau die laufen im Geschäft zwischen Unternehmen aus.

Kriterium	E-Rechnung	Sonstige Rechnung
XRechnung (XML)
ZUGFeRD ab Version 2.0.1, Profil EN 16931
PDF aus Word oder Excel
Papierrechnung
Foto oder Scan einer Rechnung

Empfangen: Pflicht für alle seit 2025

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen von anderen inländischen Unternehmen annehmen können. Das gilt ausdrücklich auch für Kleinunternehmer.

Technisch reicht dafür ein E-Mail-Postfach. Das Problem ist das Lesen. Eine XRechnung ist eine XML-Datei, die ohne passende Software aussieht wie ein Haufen Code. Du brauchst also ein Programm, das sie anzeigt, und du musst die Originaldatei aufbewahren. Eine ausgedruckte Ansicht ersetzt das Original nicht.

Buchungsbelege wie Eingangsrechnungen sind seit 2025 acht Jahre aufzubewahren, so steht es in § 147 Abs. 3 AO. Bei E-Rechnungen heißt das: die XML-Datei acht Jahre lang unverändert und lesbar.

Versenden: wer ab wann muss

Hier kommen die Übergangsfristen. Für Rechnungen an andere Unternehmen im Inland gilt:

1. 1. Jan. 2025Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
2. bis 31. Dez. 2026Papier oder PDF beim Versand für alle noch erlaubt, PDF mit Zustimmung des Empfängers.
3. 2027Papier oder PDF (mit Zustimmung) nur noch, wenn der Vorjahresumsatz höchstens 800.000 € betrug. EDI-Verfahren mit Zustimmung weiter möglich.
4. ab 1. Jan. 2028E-Rechnung beim Versand für alle Pflicht, mit den Ausnahmen unten.

Quelle: § 27 Abs. 38 UStG

Für einen kleinen Berliner Betrieb mit weniger als 800.000 Euro Umsatz bleibt also noch das Jahr 2027 als Puffer. Wer 2026 mehr als 800.000 Euro umgesetzt hat, muss ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen schreiben, und das sind nur noch wenige Wochen.

Umsatz 2026

650.000 €

Grenze für die Übergangsregel 2027

800.000 €

Rechnungen 2027

PDF oder Papier noch erlaubt

Rechnungen ab 1. Januar 2028

nur noch E-Rechnung

Spätester Umstieg

31. Dezember 2027

Gesamtumsatz im Sinne von § 19 Abs. 2 UStG, vereinfacht.

Die Ausnahmen

Nicht jede Rechnung muss eine E-Rechnung sein. Diese Fälle bleiben dauerhaft draußen:

• Kleinunternehmer: Nach § 34a UStDV dürfen Rechnungen über steuerfreie Umsätze nach § 19 UStG immer als sonstige Rechnung übermittelt werden.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto nach § 33 UStDV, also der Kassenbon beim Baumarkt oder die Taxiquittung.
• Fahrausweise nach § 34 UStDV.
• Rechnungen an Privatkunden, denn die Pflicht betrifft nur Umsätze zwischen Unternehmen im Inland.

Die Kleinunternehmergrenze liegt seit 2025 bei 25.000 Euro Umsatz im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr. Wer sie überschreitet, fällt aus der Ausnahme heraus. Bis dahin musst du nur empfangen können.

Warum deine Kunden darauf achten werden

Ab dem Zeitpunkt, an dem du E-Rechnungen ausstellen musst, ist eine PDF-Rechnung an ein anderes Unternehmen keine ordnungsgemäße Rechnung mehr. Das trifft zuerst deinen Kunden: Ohne ordnungsgemäße Rechnung kann sein Vorsteuerabzug in Gefahr geraten. Buchhaltungen größerer Kunden werden deshalb ab 2027 und spätestens 2028 nachfragen, warum deine Rechnung nur als PDF kommt.

Für Handwerksbetriebe, Agenturen oder IT-Dienstleister, die überwiegend an andere Firmen liefern, ist das der eigentliche Druck. Nicht das Finanzamt klopft zuerst an, sondern die Kreditorenbuchhaltung des Kunden.

Stolpersteine beim Empfang

Die meisten Probleme tauchen nicht beim Schreiben, sondern beim Empfangen auf.

ZUGFeRD-Rechnungen sehen aus wie normale PDFs. Wer sie nur als Bild ablegt und die eingebettete XML-Datei ignoriert, bewahrt streng genommen das falsche Dokument auf. Maßgeblich ist bei Abweichungen der strukturierte Teil.

XRechnungen kommen als nackte XML-Datei. Wer sie zum ersten Mal per Mail bekommt, hält sie leicht für Spam oder einen Anhangsfehler. Leg fest, wer im Betrieb Eingangsrechnungen bearbeitet, und gib dieser Person ein Programm, das die Dateien lesbar macht.

Bei Abschlagsrechnungen, Gutschriften und Stornos lohnt ein Test mit dem Steuerbüro, bevor der erste echte Fall kommt. Gerade im Bauhandwerk mit mehreren Abschlägen pro Auftrag und einer Schlussrechnung, die alle Abschläge verrechnet, willst du nicht erst beim Kunden merken, dass das Programm die Bezüge falsch exportiert.

Welche Software du brauchst

Für die meisten kleinen Betriebe ist der Umstieg kein IT-Projekt, sondern ein Abo. Gängige Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme erstellen XRechnung und ZUGFeRD aus demselben Formular, in das du bisher deine Positionen getippt hast.

Zwei Beispiele mit Listenpreisen von den Anbieterseiten, Stand Oktober 2026: Lexware Office nennt E-Rechnungen in der Tarifbeschreibung ab Version M, regulär 12,90 Euro im Monat netto. sevdesk erlaubt in der kostenlosen Version drei Rechnungen oder E-Rechnungen pro Monat, der Tarif „Rechnung“ kostet regulär 11,90 Euro bei monatlicher Zahlung. Beide warben zum Zeitpunkt des Abrufs mit befristeten Rabatten, die Preise können sich also ändern.

Wer Handwerkersoftware nutzt, sollte beim Anbieter nachfragen, ob ZUGFeRD im Profil EN 16931 oder XRechnung unterstützt wird. Ältere Programme können das teils nur nach einem Update.

• E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen festlegen und Lieferanten mitteilen
• Programm zum Anzeigen und Prüfen von XRechnung und ZUGFeRD einrichten
• Ablage für XML-Originale mit 8 Jahren Aufbewahrung klären
• Rechnungsprogramm auf E-Rechnung umstellen, Testrechnung an Steuerbüro schicken
• Stammdaten großer Kunden prüfen: Leitweg-ID bei Behörden, Bestellnummern
• Umsatz 2026 prüfen: über 800.000 €? Dann Umstieg zum 1. Januar 2027

Was das Steuerbüro damit zu tun hat

Viel. Wer seine Belege ohnehin digital ans Steuerbüro gibt, etwa über DATEV Unternehmen online oder den Export aus dem Buchhaltungsprogramm, hat den größten Schritt schon hinter sich. Frag dein Büro, in welchem Format es Eingangs-E-Rechnungen haben möchte, und ob es die XML-Dateien direkt verarbeiten kann. Wie digitale Buchhaltung in kleinen Firmen funktioniert, steht im Ratgeber zur digitalen Buchhaltung für Kleinunternehmen.

Wer Rechnungen an Bundesbehörden stellt, kennt das Verfahren schon: Dort gilt die E-Rechnung mit Leitweg-ID seit dem 27. November 2020. Für alle anderen ist die Umstellung eine Chance, die Rechnung gleich mit Kasse oder Shop zu verbinden. Wie das bei der Kasse aussieht, erklärt der Beitrag zu Kassensystem und TSE.

Wenn Rechnungsdaten aus einem eigenen System kommen, etwa einer selbst entwickelten Auftragsverwaltung, muss dieses System XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen können. Das ist meist eine überschaubare Erweiterung. Ein Team für Softwareentwicklung kann den Aufwand schnell einschätzen.

Dein nächster Schritt: Schau in deine Umsatzzahlen für 2026. Liegst du über 800.000 Euro, stell das Rechnungsprogramm noch in diesem Jahr um. Liegst du darunter, nutze 2027 zum Testen, und sorge vorher dafür, dass du eingehende XRechnungen lesen kannst. Eine kostenlose Orientierung dazu bieten die Stellen im Ratgeber zur Digitalisierungsberatung in Berlin.

Häufige Fragen

Ist eine PDF-Rechnung per Mail eine E-Rechnung?

Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD. Eine reine PDF ist eine „sonstige Rechnung“, die im B2B-Geschäft nur noch in der Übergangszeit erlaubt ist.

Ich bin Kleinunternehmer. Muss ich E-Rechnungen schreiben?

Nein. Nach § 34a UStDV dürfen Kleinunternehmer ihre Rechnungen immer als sonstige Rechnung übermitteln, also auch auf Papier oder als PDF. Empfangen können musst du E-Rechnungen trotzdem.

Reicht ein E-Mail-Postfach für den Empfang?

Ja. Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach. Du musst die XML-Datei aber lesbar machen und im Originalformat aufbewahren können, eine ausgedruckte Ansicht allein reicht nicht.

Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?

Nein. Die E-Rechnungspflicht betrifft nur Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Für Rechnungen an Verbraucher ändert sich nichts.