BAFA Beratungsförderung Berlin: 50 %, max. 1.750 €

Auf Seiten von Beratern liest man oft „bis zu 80 Prozent Zuschuss vom Staat“. Für eine Firma in Kreuzberg oder Spandau ist das falsch. Die Förderrichtlinie des Bundes ordnet Berlin den alten Bundesländern zu, gemeinsam mit der Region Leipzig. Dort gibt es die Hälfte.

Das ändert die Rechnung spürbar. Bei einer Beratung für 3.500 Euro netto zahlst du in Berlin 1.750 Euro selbst, in Cottbus wären es 700 Euro.

Was das Programm genau zahlt

Das Programm heißt offiziell „Förderung von Unternehmensberatungen für KMU“, im Alltag sagen viele noch BAFA-Beratungsförderung oder „Förderung unternehmerischen Know-hows“. Es wird aus dem Europäischen Sozialfonds Plus mitfinanziert und gilt für Anträge seit dem 1. Januar 2023 bis zum 31. Dezember 2026.

1. Berlin und alte Bundesländer (50 %)1.750 €
2. Neue Bundesländer ohne Berlin, Regionen Lüneburg und Trier (80 %)2.800 €

Quelle: Förderrichtlinie „Förderung von Unternehmensberatungen für KMU“, Nr. 5.2

Förderfähig sind Honorar, Auslagen und Reisekosten bis zusammen 3.500 Euro netto. Rabatte werden abgezogen, selbst wenn du sie nicht nutzt. Seit dem 15. November 2025 rechnet das BAFA den Zuschuss für Unternehmen ohne Vorsteuerabzug auf den Bruttobetrag, was etwa Kleinunternehmern nach § 19 UStG hilft.

Die Beratung darf höchstens fünf Tage dauern, die nicht am Stück liegen müssen. Pro Firma sind fünf Beratungen innerhalb der Laufzeit möglich, maximal zwei pro Kalenderjahr.

Was gefördert wird und was nicht

Gefördert werden „konzeptionell und individuell durchgeführte Beratungen“ zu wirtschaftlichen, finanziellen, personellen und organisatorischen Fragen. Konzeptionell heißt laut Richtlinie: Analyse der Lage, Benennung der Schwachstellen, konkrete Handlungsempfehlungen mit Anleitung zur Umsetzung. Am Ende steht ein schriftlicher Beratungsbericht, den Berater und Unternehmen unterschreiben.

Für Digitalisierung passt das gut, solange es um Entscheidungen geht. Welches Kassensystem passt zu meinem Café, wie organisiere ich Terminbuchung und Rechnungen, was brauche ich für IT-Sicherheit: Das sind förderfähige Fragen. Das Einrichten der Kasse ist es nicht.

Ausgeschlossen sind unter anderem Beratungen, die

• überwiegend Rechts-, Versicherungs- oder Steuerfragen behandeln, etwa Verträge oder Buchführung,
• auf den Kauf von Produkten zielen, die der Berater selbst verkauft,
• überwiegend Fördermittel zum Thema haben,
• als Seminar, Workshop oder Gruppenveranstaltung stattfinden.

Der Punkt mit dem Verkauf ist für Digitalthemen heikel. Ein Kassenhändler, der dich „berät“ und dann seine Kasse verkauft, ist nicht neutral. Eine Agentur, die erst berät und dann die Website baut, bewegt sich mindestens im Graubereich. Lass dir schriftlich bestätigen, dass Beratung und spätere Umsetzung getrennt sind, oder nimm für die Umsetzung jemand anderen.

Bei Ärzten, Zahnärzten, Psychotherapeuten und Heilpraktikern wird nur die Einführung oder Anpassung eines Qualitätssicherungssystems gefördert. Gemeinnützige Vereine und Stiftungen sind gar nicht antragsberechtigt.

Wer beraten darf

Du darfst den Berater frei wählen, sofern er beim BAFA registriert ist. Dafür muss er selbstständig sein und mehr als 50 Prozent seines Umsatzes mit Unternehmensberatung machen. Er braucht außerdem ein geeignetes Instrument zur Qualitätssicherung.

Frag deshalb vor dem Erstgespräch: „Sind Sie beim BAFA für das Programm registriert?“ Eine IT-Firma, die hauptsächlich Server betreut und nebenbei berät, erfüllt die 50-Prozent-Grenze oft nicht. Unternehmensberater und andere beratende Berufe wie Steuerberatung oder Anwaltschaft können übrigens selbst keine Förderung beantragen.

So läuft der Antrag Schritt für Schritt

Die Reihenfolge entscheidet. Wer sie verdreht, bekommt keinen Cent.

1. Nur bei Firmen im ersten Jahr: InformationsgesprächKostenlos bei einem regionalen Ansprechpartner, frühestens drei Monate vor dem Antrag, spätestens vor dem Verwendungsnachweis.
2. Online-Antrag beim BAFAÜber die Antragsplattform, nur mit Unternehmensdaten. Noch keinen Vertrag unterschreiben.
3. Informationsschreiben abwartenErst danach darf die Beratung beginnen. Schon der Vertragsschluss zählt als Beginn.
4. Beratung durchführenMaximal fünf Tage, Ergebnis ist ein unterschriebener Beratungsbericht.
5. Rechnung voll überweisenInklusive Umsatzsteuer, keine Barzahlung, keine Verrechnung.
6. Verwendungsnachweis einreichenSpätestens sechs Monate nach dem Informationsschreiben, mit Bericht, Rechnung und Kontoauszug.

Das BAFA verlangt außerdem eine De-minimis-Erklärung, weil der Zuschuss als De-minimis-Beihilfe gilt. Wer in den letzten drei Jahren schon andere De-minimis-Beihilfen bekommen hat, etwa den Berliner InvestitionsBONUS in dieser Variante, muss sie dort angeben.

Ein Detail, das gern übersehen wird: Der Beratungsbericht muss auch auf die Querschnittsziele des ESF eingehen, also Gleichstellung, Chancengleichheit und ökologische Nachhaltigkeit. Ein guter Berater kennt das. Wenn deiner davon noch nie gehört hat, ist er vermutlich nicht registriert.

Woran der Zuschuss am häufigsten scheitert

Die Richtlinie ist streng formuliert, und das BAFA prüft die Unterlagen über eine Leitstelle vor. Diese Punkte führen nach dem Wortlaut der Richtlinie zur Ablehnung oder Rückforderung:

1. Vertrag vor dem Informationsschreiben unterschrieben. Auch eine „Auftragsbestätigung per Mail“ kann als Vertragsschluss gelten.
2. Rechnung nicht vollständig bezahlt, oder bar, oder mit einer Gegenforderung verrechnet.
3. Der Berater gewährt nachträglich einen Rabatt und das BAFA erfährt es nicht.
4. Der Bericht enthält keine konkreten Handlungsempfehlungen, sondern nur eine Bestandsaufnahme.
5. Die Beratung war in Wahrheit ein Gruppenworkshop mit mehreren Firmen.
6. Der Verwendungsnachweis kommt später als sechs Monate nach dem Informationsschreiben.

Punkt 4 ist der heimtückischste, weil du ihn erst merkst, wenn es zu spät ist. Bitte den Berater vorab um einen Musterbericht aus einem früheren Auftrag, natürlich ohne Kundendaten. Daran siehst du, ob er Empfehlungen mit Umsetzungsschritten formuliert.

Welche Digitalthemen sich eignen

Am besten funktionieren Fragen, bei denen am Ende eine Entscheidung mit Folgekosten steht. Ein paar Beispiele aus dem Berliner Kleinbetrieb, wie sie in einen Beratungsauftrag passen würden:

• Eine Bäckerei mit zwei Filialen will Kasse und Warenwirtschaft mit Bestellungen per App verbinden und weiß nicht, ob ein Komplettsystem oder einzelne Programme günstiger sind.
• Ein Malerbetrieb schreibt Angebote noch in Word und will wissen, welche Handwerkersoftware Aufmaß, Angebot und E-Rechnung abdeckt.
• Eine Physiotherapiepraxis plant Online-Terminbuchung und braucht eine Einschätzung, was das für Datenschutz und Personaleinsatz bedeutet.

Weniger geeignet ist die Frage „Welche Website brauche ich?“. Die lässt sich mit zwei Angeboten von Agenturen meist schneller klären als mit einem fünftägigen Beratungsprojekt.

Rechenbeispiel für eine Digitalisierungsberatung

Honorar 3,5 Tage

3.500,00 €

Umsatzsteuer 19 % (wird über die Vorsteuer erstattet)

665,00 €

Überweisung an den Berater

4.165,00 €

BAFA-Zuschuss (50 % von 3.500 €)

− 1.750,00 €

Vorsteuererstattung

− 665,00 €

Eigener Anteil netto

1.750,00 €

Annahme: 3,5 Beratertage zu je 1.000 € netto, Unternehmen mit Vorsteuerabzug, Standort Berlin.

Teurere Beratungen sind erlaubt, aber über 3.500 Euro hinaus gibt es nichts dazu. Bei sechs Beratertagen zu 1.000 Euro zahlst du also 4.250 Euro selbst, und die fünf-Tage-Grenze wäre ohnehin überschritten.

Lohnt sich das für kleine Berliner Betriebe?

Für ein Projekt, bei dem du nicht weißt, wo du anfangen sollst, ja. Ein sauberer Bericht mit Kosten und Reihenfolge ist auch für die Hausbank wertvoll, wenn du danach einen Kredit für die Umsetzung beantragst. Wie das zu den übrigen Programmen passt, zeigt die Übersicht Förderung Digitalisierung Berlin.

Wenn du nur eine einzelne Frage hast, etwa welche Kasse TSE-konform ist, reicht oft die kostenlose Erstberatung bei Kammer oder Digitalagentur. Die Anlaufstellen stehen im Beitrag zur kostenlosen Digitalisierungsberatung in Berlin. Und wenn sich zeigt, dass eine eigene Webanwendung oder Schnittstelle nötig ist, kannst du die Umsetzung später unabhängig vom Berater vergeben, etwa an ein Studio für Softwareentwicklung.

Der Kalender drängt. Die Förderrichtlinie gilt längstens für Anträge, die bis zum 31. Dezember 2026 gestellt werden, und Beratung samt Verwendungsnachweis brauchen ihre Zeit. Wer das Programm noch nutzen will, stellt den Antrag spätestens im November und fragt bei der Antragstellung nach, bis wann Beratung und Verwendungsnachweis abgeschlossen sein müssen. Für Fragen zu Kasse und TSE lohnt vorab ein Blick in den Ratgeber zur Kassenpflicht mit TSE, damit die Beratung nicht mit Grundlagen verbracht wird.

Häufige Fragen

Bekommen Berliner Firmen 80 Prozent BAFA-Förderung?

Nein. Die Richtlinie ordnet Berlin ausdrücklich den alten Bundesländern zu. Dort gibt es 50 Prozent von maximal 3.500 Euro, also höchstens 1.750 Euro Zuschuss.

Kann ich mir die Programmierung einer Website über das BAFA fördern lassen?

Nein. Gefördert wird nur die Beratung, also Analyse, Schwachstellen und konkrete Handlungsempfehlungen. Umsetzung, Software und Werbung zahlst du selbst. Auch Beratungen, die überwiegend Fördermittel zum Thema haben, sind ausgeschlossen.

Wie oft kann ich die Förderung nutzen?

Bis zu fünfmal innerhalb der Richtlinienlaufzeit bis Ende 2026, höchstens zweimal pro Kalenderjahr. Maßgeblich ist das Datum des Antrags.

Was passiert nach dem 31. Dezember 2026?

Die aktuelle Richtlinie gilt nur für Anträge, die bis zu diesem Tag gestellt werden. Ein Nachfolgeprogramm war im Oktober 2026 nicht veröffentlicht. Wer die Förderung noch nutzen will, sollte den Antrag deshalb rechtzeitig vor Jahresende stellen.

Darf ich die Beratung bar bezahlen?

Nein. Bei Barzahlung oder Verrechnung gibt es keinen Zuschuss. Du musst die Rechnung inklusive Umsatzsteuer vollständig überweisen und den Kontoauszug einreichen.